Este tipo de reuniones se utilizan para intercambiar y analizar información del avance y rendimiento del proyecto, es muy recomendable que tales reuniones formen parte del cronograma del proyecto en forma periódica y que el cumplimiento de las mismas sea de carácter obligatoria de acuerdo al tipo de proyecto en ejecución.
Antes de iniciar la reunión de seguimiento el director del proyecto debe tener preparado el informe de desempeño del proyecto en el cual se indique el estado, las proyecciones, estimaciones, problemas y riesgos del proyecto, asimismo debe contarse con una agenda preparada y distribuida a los participantes de forma que la reunión sea realmente efectiva.
La reunión al momento de su ejecución debe centrarse en la agenda y con una duración no mayor a 45 minutos(tiempo máximo recomendable para reuniones efectivas), deben indicarse el estado del proyecto y posteriormente discutir de los problemas, conflictos y riesgos del mismo, registrándose las decisiones y compromisos en un acta de reunión indicando responsables y fechas de conclusión.
Posterior a la reunión se debe enviar el acta a los participantes de la misma, realizando un seguimiento de las responsabilidades y asignaciones asumidas.
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