Corrupción del Alcance

Conocida como “scope creep”, se menciona como parte del proceso 5.5 Controlar el Alcance y hace referencia a cambios no controlados a nivel del Alcance del Proyecto. Esto sucede muchas veces debido a no haberse realizado una adecuada definición de requisitos al momento de la planificación del proyecto, lo que origina que al momento de la ejecución aparezcan nuevas funcionalidades y cambios que impacten directamente a nivel de las líneas base del proyecto y que conlleven a nuevos riesgos no registrados y mitigados, en lo posible el director de proyecto debe evitar llegar a este estado, ya que la gestión puede volverse bastante compleja y difícil de llevar.

Reuniones de revisión de estado

Este tipo de reuniones se utilizan para intercambiar y analizar información del avance y rendimiento del proyecto, es muy recomendable que tales reuniones formen parte del cronograma del proyecto en forma periódica y que el cumplimiento de las mismas sea de carácter obligatoria de acuerdo al tipo de proyecto en ejecución.

Antes de iniciar la reunión de seguimiento el director del proyecto debe tener preparado el informe de desempeño del proyecto en el cual se indique el estado, las proyecciones, estimaciones, problemas y riesgos del proyecto, asimismo debe contarse con una agenda preparada y distribuida a los participantes de forma que la reunión sea realmente efectiva.

La reunión al momento de su ejecución debe centrarse en la agenda y con una duración no mayor a 45 minutos(tiempo máximo recomendable para reuniones efectivas), deben indicarse el estado del proyecto y posteriormente discutir de los problemas, conflictos y riesgos del mismo, registrándose las decisiones y compromisos en un acta de reunión indicando responsables y fechas de conclusión.

Posterior a la reunión se debe enviar el acta a los participantes de la misma, realizando un seguimiento de las responsabilidades y asignaciones asumidas.

Acta de Constitución del Proyecto [Project Charter]

El acta de constitución del proyecto es un documento del proyecto que se prepara como parte del proceso Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto en el grupo de procesos de iniciación y tiene dos objetivos principales:

1. Autorizar formalmente el proyecto o una fase del mismo
2. Documentar los requerimientos iniciales en base a las necesidades y expectativas de los interesados

El acta de constitución del proyecto debe ser realizado por un iniciador del proyecto que podría ser un patrocinador, la oficina de proyectos, el comité ejecutivo de portafolio entre otros, el mismo debe tener el nivel de poder necesario para proveer de los recursos requeridos por el proyecto.

Se recomienda que el director de proyecto participe lo mas temprano posible en la construcción de este documento, y en muchas ocasiones puede ser que sea el mismo jefe de proyecto el encargado de su elaboración a petición del iniciador del proyecto.

El documento con la firma formal del iniciador es quien da el visto bueno para el proyecto.

Gestión de la Integración del proyecto

La gestión de la integración del proyecto hace referencia al grupo de procesos y actividades encargados de coordinar e integrar a los demás procesos mencionados en re el PMBOK, con la finalidad de lograr los objetivos para los que el proyecto ha sido autorizado. En estos procesos el director de proyecto cumple un rol crucial ya que es el llamado a balancear las diversas restricciones para obtener un proyecto exitoso, en el cual se cumplan los objetivos tanto del proyecto como del producto, al referirme a restricciones hago hincapié en las relacionadas al cronograma, presupuesto, riesgos, alcance, recursos, entre otros. Es este grupo de restricciones los que deben ser balanceados en las diversas fases del proyecto y en los que el director de proyecto debe centrarse en un esquema de prevención mas que de inspección.